受付票は「作業前のメモ」ではなく「請求できる状態に整える入口」です
受付票テンプレートを作るうえで、次の考え方が大切です。
- 受付票には、作業に必要な情報だけでなく、請求に必要な情報も入れる
- 作業内容・金額・依頼元・請求状況まで残すと、月末確認がラクになる
- LINEやメモの情報を受付票に移すことで、抜け漏れに気づきやすくなる
- 最初から完璧なシステムにせず、まずはスプレッドシートや簡単な表で十分
- 大事なのは、受付票 → 請求書用データ → 売上一覧へつながる流れを作ること
受付票テンプレートは、転記作業や請求漏れを減らすための土台です。請求書を書く前に、案件情報を請求できる状態へ整える入口として使います。
受付票がないと、月末請求で困りやすい理由
- LINEのトークをさかのぼって日程や住所を探す
- 作業内容と金額が別々のメモに分かれている
- 依頼元ごとの売上が分かりにくい
- 請求済み・未請求・入金済みが混ざる
- 電話で聞いた内容が残らない
- 写真はあるが、どの案件の写真か分からなくなる
- スタッフや家族と共有しにくい
- 月末に請求書を作るとき、確認作業が増える
現場業の受付票に入れたい基本項目
受付票テンプレートには、最低限次の項目を入れておくと、請求書用データや売上一覧につなげやすくなります。
- 依頼元
- 顧客名
- 住所
- 電話番号
- 受付日
- 作業予定日
- 作業時間
- 作業内容
- 台数・数量
- 金額
- 支払い方法
- 請求先
- 請求状況
- 入金状況
- 写真の有無
- 駐車場や注意点
- 補足メモ
業種によって追加したい受付票項目
現場業でも業種によって必要な項目は変わります。今の業務に合わせて、受付票テンプレートに追加してください。
ハウスクリーニング・エアコンクリーニング
- エアコン台数
- お掃除機能の有無
- 室外機の有無
- 完全分解の有無
- 抗菌コートの有無
- 駐車場
- 設置状況
- 写真の有無
電気工事
- 工事内容
- ブレーカー・分電盤情報
- 使用部材
- 現調の有無
- 追加確認事項
- 作業後写真
- 請求先
水道修理・便利屋・リフォーム
- 症状や依頼内容
- 現場写真
- 見積状況
- 部材費
- 追加作業
- 作業後確認
- 入金状況
LINE・メモ・写真の情報を受付票に整理する流れ
- LINEや電話で受けた内容をそのまま残す元のやり取りは記録として残します。
- 必要な項目だけ受付票に移す請求に必要な情報を受付票テンプレートの形に整理します。
- 不足情報は「要確認」として残す金額未確定などは、そのまま分けておきます。
- 作業後に内容・金額・追加作業を確定する現場で分かった内容を追記します。
- 請求書用データへつなげる月末請求のときに転記しやすい形で残します。
- 売上一覧に反映する請求状況・入金状況も含めて一覧で見られるようにします。
- 月末に請求済み・未請求・入金状況を確認する請求漏れがないか、最後に人間が確認します。
AIは、受付票への整理と抜け漏れ確認に向いています
AIを使う場合も、最初からすべて任せる必要はありません。現場業では、次の進め方が安全で現実的です。
- AIにLINEやメモの文章を貼り付け、受付票形式に整理する
- 顧客名・住所・日程・作業内容・金額を分ける
- 不足している情報は「要確認」として出す
- 作業内容コードや分類に変換する
- 請求書用データや売上一覧に使える形へ整える
- 最終確認・請求・送信は人間が行う
AIは受付票への整理と下書きを担当し、金額や請求内容の最終確認は人間が行う。これが転記作業を減らしつつ、請求漏れの確認もしやすくする運用です。
たとえば、こんな案件情報を受付票に整理できます
案件情報（架空の例）
6/15午前、南城市のA様。エアコン2台で、1台はお掃除機能付き。室外機はなし。LINEで写真あり。金額は前回と同じくらい。駐車場は家の前。
受付票に整理後
依頼元：LINE 顧客名：A様 エリア：南城市 作業予定日：6/15 作業時間：午前 作業内容：エアコン2台 補足：1台はお掃除機能付き 室外機：なし 写真：あり 金額：要確認 駐車場：家の前 請求状況：未請求 確認事項：正式な金額確認
※個人情報は架空例です。実在の個人情報は使用していません。
LINE案件管理・請求書管理の考え方も確認する
今の受付票や請求書に合わせて、整理の型を作る
AI帳票番頭は、LINE・メモ・写真・カレンダーなどに散らばった案件情報を、受付票・請求書用データ・売上一覧に整理するための導入支援です。今使っている請求書や受付表に合わせて、まずは手動＋AIで小さく始め、必要に応じてMake・Googleフォーム・Airtableなどの連携も検討できます。
考え方をもう少し読みたい方は、noteでも現場業のAI活用についてまとめています。
今の受付票や請求書を見ながら、どこをラクにできるか確認したい方は、無料診断からご相談ください。
よくある質問
受付票は紙でも大丈夫ですか？
紙でも大丈夫ですが、請求書用データや売上一覧につなげるなら、Googleスプレッドシートなどで管理すると後から確認しやすくなります。
受付票にはどこまで細かく書くべきですか？
最低限、顧客名・住所・作業日・作業内容・金額・請求状況・入金状況は残しておくと、月末請求や売上整理で確認しやすくなります。
LINEやメモの情報から受付票を作れますか？
可能です。情報が不足している場合は、「要確認」として分けておくと、後から確認しやすくなります。
業種ごとに受付票の項目は変わりますか？
はい。エアコンクリーニング、電気工事、水道修理、便利屋、リフォームなど、業種によって必要な項目は変わります。今の業務に合わせて作ることが大事です。
受付票を作るだけで請求漏れは減りますか？
受付票だけで完全になくなるわけではありませんが、請求書用データや売上一覧とつなげることで、未請求や入金待ちを確認しやすくなります。